Вид инструктажа при следовании в командировку
Карта сайта
Карта сайтаГлавная
|
|
404 документ не найден!
Сегодня: 15. 01.2023
Версия для слабовидящих
Карта сайта
|
|
Как написать отчет о командировке | Малый бизнес
Стив Милано Обновлено 28 января 2019 г.
При написании отчета о командировке подчеркните, что отправка вас была хорошей инвестицией для компании. Это поможет убедить менеджеров в том, что будущие поездки также будут потрачены не зря. Создание отчета о вашей поездке на семинар, конференцию или торговую выставку должно быть сосредоточено на демонстрации возврата инвестиций компании.
Формат отчета о поездке
Если вы не пишете длинный формальный отчет, пропустите страницы обложки и содержания, а также резюме. Используйте формат заметки, если документ будет состоять всего из нескольких страниц, и используйте заголовок с указанием даты, темы отчета, вашего имени и того, кто его получает. Используйте заголовки разделов, чтобы упорядочить отчет, например «Цель поездки», «Обзор», «Выгоды», «Стоимость» и «Сводка».
Введение и обзор
Начните отчет с обзора, в котором излагаются факты, но не содержится поддержки или подробностей. Сообщите читателю, что это была за поездка, почему вас отправили и какие ожидаемые результаты. Например, вы можете написать, что отправились на выставку в Калифорнию, чтобы встретиться с важными клиентами, найти новых и ознакомиться с конкурентами. Вы можете написать, что посетили бизнес-семинар, чтобы изучить новые методы управления персоналом, которые помогут вам нанимать лучших сотрудников, сократить текучесть кадров и разработать лучший социальный пакет.
Основная часть отчета
Опишите, что произошло на мероприятии с точки зрения того, как вы достигли своих целей, посетив их. Не бойтесь сообщать своему руководителю о любых ожиданиях, которые не оправдались — если вы этого не сделаете, а он спросит позже, может показаться, что вы намеренно не включили эту информацию в отчет. Например, если вы пошли на торговую выставку и не смогли встретить ни одного многообещающего нового клиента, вы можете укрепить отношения с давними клиентами и узнать новую информацию о конкурентах, что может привести к расширению бизнеса или улучшению идей продукта.
Приведите конкретные примеры событий, имеющих отношение к вашим целям, или любых событий, которые принесут пользу вашей компании. Вместо того, чтобы перечислять личные выгоды, которые вы получили от поездки, такие как улучшение ваших знаний о конкретном программном обеспечении, обсудите, как эти выгоды помогут компании — например, уменьшая потребность компании в найме внешних поставщиков теперь, когда у вас есть этот навык.
Обобщите основные моменты поездки
Используйте краткое изложение, чтобы резюмировать основные моменты поездки, включая ваши ожидаемые выгоды, независимо от того, получили ли вы их или какие-либо другие, общую стоимость поездки, любую ожидаемую финансовую выгоду для компании и ваши рекомендации на будущее. Чем конкретнее вы расскажете о преимуществах своей поездки, тем легче вашему начальству будет рассчитать окупаемость своих инвестиций.
Приложите отчет о расходах
Рассмотрите возможность присоединения отчета о расходах к документу, а не перечисления подробностей в документе. Включите общую стоимость поездки в свой документ, но сохраните такие детали, как стоимость авиабилетов, проживание, питание, чаевые, парковка и другие дорожные расходы для отчета о расходах.
Ссылки
- Летим дешевле: советы по написанию бизнес-отчета
- Лучшие советы путешественникам: шаблон отчета о командировке
Биография писателя
Сэм Эш-Эдмундс пишет и читает лекции на протяжении десятилетий. Он работал в корпоративной и некоммерческой сфере в качестве руководителя высшего звена, входя в несколько советов директоров некоммерческих организаций. Он путешествующий по всему миру обозреватель и лектор, посвященный спортивным наукам. Он был опубликован в печатных изданиях, таких как Entrepreneur, Tennis, SI for Kids, Chicago Tribune, Sacramento Bee, а также на таких веб-сайтах, как Smart-Healthy-Living.net, SmartyCents и Youthletic. Эдмундс имеет степень бакалавра журналистики.
Зачем вам нужен надежный бюллетень о путешествии (и как его составить)
Деловые поездки могут быть чрезвычайно сложным мероприятием как для самих путешественников, так и для групп поддержки, управляющих ими.
Если вы отвечаете за поездку другого человека, никто не ожидает, что вы будете держать в голове каждую деталь, особенно если вы совмещаете несколько путешественников и несколько поездок. Но если вы хотите, чтобы вас считали звездным планировщиком путешествий, вам нужно четко понимать важные детали. Вот что делает надежные проездные документы «обязательными» для вовлеченных помощников.
Перед любой предстоящей деловой поездкой составьте следующие профили и краткие сведения о поездках, чтобы облегчить себе жизнь и обеспечить безопасность и подготовить своих путешественников за границей:
Профиль путешественника
Арсенал исполнительного менеджера по командировкам — это профиль командировки, который предоставляет централизованный ресурс для ключевых деталей и предпочтений руководителя.
Сюда входят, но не ограничиваются:
- Личная информация путешественника и контактные данные
- Счета предпочтений и вознаграждений авиакомпаний
- Предпочтения в отношении гостиничных номеров и программы лояльности
- Автосервис и/или льготы по аренде
- Диетические потребности и предпочтения
- Общие требования к поездкам
- Требования к уведомлению путешественников
- Информация о здоровье (например, об аллергии)
- Ключевые экстренные контакты (например, члены семьи, взрослые дети и т.
д.),
- Планирование предпочтений, таких как время приема пищи или необходимость звонить домой маленьким детям каждый вечер.
Одним из приятных дополнений к вашему профилю путешественника является копия основных документов вашего руководителя, таких как водительские права (спереди и сзади), паспорт, карточка медицинского страхования или удостоверение личности работника.
Храните цифровые копии этих документов вместе с копией вашего профиля путешественника в защищенной онлайн-системе, такой как Dropbox, чтобы ваш руководитель мог получить к ним доступ из любой точки мира в случае возникновения чрезвычайной ситуации (или если они потеряют связь с бумажные копии, которые вы так любезно распечатали заранее). В зависимости от уровня доверия, которое вы имеете к своему руководителю, может также иметь смысл включить копии номеров кредитных карт, информацию о рецептах и ключевые пароли.
Краткая информация о путешествии
«Краткая информация о путешествии» означает разные вещи для разных людей. Для некоторых это просто сводка сведений о путешествии, относящихся к непосредственной поездке, например:
- Цели поездки и ключевые факторы успеха: чего ваш путешественник пытается достичь с помощью этой поездки?
- Участники путешествия: кто будет задействован на каждом этапе?
- Подробный маршрут на каждый день поездки с адресами, контактной информацией, временем отправления, расчетным временем в пути, расположением гостиниц и номерами бронирования
- Планы поездок с указанием номеров рейсов, авиакомпаний, времени отправления и прибытия, номеров мест
- Подробная информация о наземном обслуживании, включая время посадки и высадки, информацию о водителе и транспортном средстве
- Регистрационные номера мероприятий, расписание и подробная информация о карте
Для других он может также включать:
- Местные номера экстренных служб (например, в полицию, ближайшую больницу или посольство США)
- Карты городов или регионов или карты метро основных туристических направлений
- Заказ столика в ресторане и/или предложения
- Узнайте об удобствах, которыми может пользоваться ваш руководитель (тренажерный зал, бар, йога и т.
д.)
- Инструктаж по технике безопасности в путешествии, относящийся к поездке или месту, о котором идет речь
- Общее руководство по безопасности в поездках, предоставленное вашей корпоративной службой безопасности
- Список ключевых заинтересованных сторон, которые будут уведомлены о планах поездок, например членов семьи или других членов команды
Если ваш руководитель находится в международной поездке, может потребоваться дополнительная информация:
- Основные культурные особенности, такие как нормы поведения и стандарты одежды
- Информация о соответствующих местных законах, например, о международном вождении
- Инструкции по поездке, например, как ваш руководитель может успешно связаться со своим водителем
Предварительное планирование успешных деловых поездок
Составление этой документации для каждой поездки вашего руководителя может показаться чрезмерным, но большая часть ее будет оставаться неизменной от поездки к поездке, требуя лишь незначительных изменений после того, как ваш основной бриф будет готов.
